06 Feb
El teletrabajo fue uno de los factores que me empujó a emprender en Octubre de 2015. Desde entonces, he trabajado desde cientos de lugares distintos: aeropuertos, airbnb, hoteles, coches, trenes, y muchos más (algunos con más o menos glamour). Tengo claro que el teletrabajo es una realidad y muchas empresas ya están apostando por esta modalidad que ofrece al trabajador más calidad de vida y flexibilidad horaria.
En LaConsultoriaDigital.com todos los colaboradores trabajan desde casa y los empleados también tienen la flexibilidad de hacerlo (aunque a todos nos encanta una reunión presencial o una comida para ponernos al día con los proyectos).
En este artículo quiero compartirte algunas de las herramientas gratuitas que nos han ayudado a teletrabajar durante estos casi 5 años de negocio digital.
Videoconferencia | Herramientas Digitales #1
Definición:
Videoconferencia o videollamada es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el ordenador, etc.
Es un sistema interactivo que permite a varios usuarios mantener una conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real de video, sonido y texto a través de internet.
Fuente: Wikipedia
No hay una herramienta perfecta para todos, depende las funcionalidades que necesites.
Whatsapp es ideal para llamadas informales.
Google Hangouts te permite hacer videollamadas con 10 personas pero la calidad no es la mejor.
Zoom es mi preferida y la única que permite hasta 100 participantes en la versión gratis.. Yo uso la versión de pago porque el acabado es muy profesional.
Skype es perfecta para equipos y te permite hacer llamadas gratis a EEUU.
Whereby compró hace poco a ‘Appear.in’ es la competencia directa de Zoom y muy fácil de usar pero con limitación a 4 participantes en la cuenta gratis.
Chats en grupo | Herramientas Digitales #2
Si tienes que crear un chat para comunicarte 24/7 Skype o Whatsapp son una opción muy válida para equipo pequeños.
Pero si buscas una herramienta profesional, Slack es la mejor opción.
Esta herramienta digital de chat en equipos te permite crear un espacio de trabajo donde das de alta y baja usuarios (nosotros la usamos para el equipo interna y también para la comuniación con el cliente).
Podrás chatear de forma individual con las personas del canal y también podrás crear canales de comuniación específicos organizados por temas.
La funcionalidad que más me gusta, es que si trabajas con otras herramientas digitales como asana (gestor de tareas), zoom o documentos de google drive, todas estas se pueden integrar para facilitar la comunicación entre todos los participantes del chat.
Este tipo de herramientas quieren simplificar la comunicación y sustituir los correos electrónicos.
Mensajes en Vídeo | Herramientas Digitales #3
Cuando estás en la oficina o en una clase, es muy fácil acercarte a la mesa del compañero/a y hacer una breve explicación de algo. El problema cuando estás en casa, es que no tienes esa proximidad y además, es posible que la otra persona con la que quieras hablar, no está disponible en ese momento. Y la verdad sea dicha, las videoconferencias están muy bien, pero no puedes pasarte todo el día de sala en sala ‘y tiro porque me toca’.
En estos casos usamos una herramienta llamada ‘Loom‘ que es ideal para mandar breves mensajes en video. Podrás mostrar tu pantalla, el vídeo o ambas opciones. Nosotros en la agencia lo usamos hasta para mandar explicaciones de presupuestos o responder a preguntas de nuestros alumnos.
Además, hay una versión gratis que funciona súper bien con Chrome, así que esta puede ser tu mano derecha sobretodo si das formación, estás en atención al cliente o eres encargado de un equipo. La única limitación de la versión gratuita es que sólo te permite hacer vídeos de hasta 5 minutos.
Documentos en Línea | Herramientas Digitales #4
Es imprescindible tener los documentos de trabajo accesibles en todo momento. Para conseguirlo, estos deben estar alojados en sistemas con almacenamiento en la nube. Las dos grandes favoritas son Dropbox y Google Drive.
En nuestro caso usamos Gsuite (interfaz gmail para correos de empresa) y por lo tanto tenemos acceso gratuito a las herramientas de google drive como: sheets, presentaciones o documentos (sistemas propios de Google) que permiten su edición simultanea por varios usuarios a la vez.
Por otro lado tenemos a Dropbox. Este no tiene sistemas propios, pero puedes subir y descargar documentos de todo tipo. Una de las grandes ventajas es que puedes obtener hasta 2GB gratis de almacenamiento con la cuenta básica.
Gestión del Tiempo | Herramienta Digital #5
Calendly, es un gestor de calendario en línea, para que tus clientes o compañeros puedan agendar una llamada contigo en cualquier momento. Hay una versión gratis y te ahorrará muchos intercambios de emails. La herramienta se sincroniza con tu calendario y los usuarios que accedan a tu agenda online, solo podrán agendar en los huecos disponibles.
Asana remplaza nuestra lista de tareas pendientes. Este gestor de tareas que puede usarse de forma individual o de equipo es muy útil para organizar el tiempo en proyectos. Asana es nuestra herramientas favoritas por su interfaz y aplicación móvil. Dicho esto, existen otras herramientas como Trello y Monday, que también pueden ayudarte en organizar mejor tus tareas o las de tu equipo.
Toggl es otra de mis preferidas para hacer seguimiento del tiempo que dedicamos a las tareas. En una app que se instala en el ordenador y te permite darle al ‘play’ en cada tarea. Gracias a este sistema, podrás ver cuanto tiempo has tardado con tus tareas, el tiempo que le dedicas a un cliente, o podrás calcular el rendimiento de un colaborador o trabajador.
Conclusión
Trabajar o estudiar desde casa es posible y estoy segura que con estas herramientas digitales podrás hacer más en menos tiempo.
Dicho esto, no te olvides que trabajar o estudiar desde casa también necesita de tu disciplina y perseberancia ya que es muy fácil distraerse o convertirte en un ‘workaholic’.
Recuerda, busca el balance en todo lo que hagas y manten una rutina saludable.
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